عندما يشعر أحد المسؤولين التنفيذيين في Google بأنه غير منتج، فإن لديه سلاحًا سريًا: يمكنه الاتصال بخبير الإنتاجية الداخلي بالشركة للحصول على المساعدة.
أسمها لورا ماي مارتن. بدأت في مجال المبيعات في جوجل، وكانت فعالة جدًا لدرجة أنها انتقلت في النهاية إلى مكتب الرئيس التنفيذي، حيث تقوم بتدريب كبار المسؤولين التنفيذيين على كيفية إدارة وقتهم. تبدأ بسؤال المديرين التنفيذيين عن أهم ثلاث أولويات لديهم، ثم تقوم بتشغيلها.
يكتب مارتن: “بعد أن أسأل أحد المسؤولين التنفيذيين، أقوم بتدريبه على أهم ثلاث أولويات لديه”. كتابها الجديد، مدة التشغيل، “أقوم بسحب التقويم المطبوع الخاص بهم من الأسابيع القليلة الماضية. وأعطيهم قلم تمييز وأطلب منهم وضع دائرة حول كل اجتماع أو مهمة أو وقت عمل فردي يتعلق بهذه الأولويات الثلاث. وسرعان ما يصبح من الواضح ما إذا كان الوقت أم لا ما يتم إنفاقه هو الاصطفاف مع الأولويات.”
إذا كنت تشعر في كثير من الأحيان أن أيامك خارج نطاق السيطرة، أو إذا كنت تضيف عناصر أكثر مما تقوم بإلغائه من قائمة المهام الخاصة بك، فقد ترغب في إجراء تمرين مثل هذا أيضًا.
وهذه مجرد البداية.
لقد تحدثت إلى مارتن من أجل البودكاست الخاص بي، حلالين المشاكل، حيث ناقشنا كيفية تحديد أولوياتك، وكيفية قول لا للأشياء التي لا تتوافق معها، وكيفية إنشاء “مسار تحويل القائمة” لتظل على المسار الصحيح.
يمكنك الاستماع إلى محادثتنا في المشغل أعلاه. أو اقرأ أدناه، حيث أشارك خمس نصائح مختصرة منها كتابها مدة التشغيل التي وجدتها لافتة للنظر بشكل خاص.
1. كيفية تنظيف قائمة المهام الخاصة بك
إذا أصبحت قائمة مهامك كبيرة جدًا، يقترح مارتن إنشاء قائمة تحتوي على عناصر حرفية كل شئ تعتقد أنك تستطيع أو ينبغي أن تفعل. ثم تكتب:
لقد حددت ما يقرب من ثلث الأشياء الموجودة في القائمة ذات الأولوية الأدنى. هذه هي عادةً الأشياء التي كنت أفكر في القيام بها لفترة من الوقت، واستمر في ترحيلها دون القيام بها من قائمة إلى أخرى. ثم لكل عنصر من عناصر الثلث السفلي أسأل نفسي:
ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث إذا لم أفعل هذا أبدًا؟ هل هناك أي طريقة أخرى للقيام بذلك دون أن أفعل ذلك؟ هل هناك أي طريقة بالنسبة لي لنصف القيام بذلك والانتقال منه؟
يمكن أن تجعلك هذه الأسئلة تفكر في كيفية التفويض، وكيفية تبسيط ما تعمل عليه، وكيفية اختصار الأمور حيثما أمكن ذلك.
وتقول إن هذه الأسئلة ستساعدك على تحديد المهام التي تستحق تسليمها إلى شخص آخر، أو تبسيطها، أو ربما حتى تخطيها تمامًا.
2. كيفية التخطيط للمهام العاجلة
إليك مشكلة مألوفة: يومك مليء بالاجتماعات الشاملة، ثم يأتي شيء عاجل. متى من المفترض أن تفعل هذا الشيء العاجل؟ لديك خياران: يمكنك إما إلغاء أحد اجتماعاتك، أو العمل في وقت لاحق من الليل.
هناك طريقة أفضل: ضع “فترة زمنية عاجلة” في التقويم الخاص بك كل يوم. يشرح مارتن كيف يعمل هذا مع توماس كوريان، الرئيس التنفيذي لشركة Google Cloud:
فهو يحدده في نفس الوقت كل يوم. بهذه الطريقة، إذا ظهرت أشياء عاجلة، فهناك دائمًا وقت لملاءمتها دون التأثير على بقية تقويمه. كما يعلم فريقه أن هذه الفترة الزمنية هي نفسها كل يوم، لذا يمكن لأي شخص يحتاج إلى التحدث معه بشكل عاجل أن يخطط لوقته وفقًا لذلك. إذا لم يحدث أي شيء عاجل، فهذا يصبح وقت عمله أو فرصة للتحقق من البريد الإلكتروني. وهذا مشابه للساعات المكتبية التي يحتفظ بها أساتذة الجامعات. إنه متاح دائمًا ودائمًا في نفس الوقت، ولكن إذا لم يأت أحد للدردشة، يصبح وقت العمل.
يقول مارتن إن مسؤولاً تنفيذياً آخر في شركة جوجل يقوم بذلك، ولكن مع اختلاف واحد ملحوظ. المدير التنفيذي لا أخبر فريقها عندما يكون الحظر العاجل. وبهذه الطريقة، إذا لم يكن أحد بحاجة إليه، يمكنها استخدام هذا الوقت لنفسها.
3. كيفية التركيز على الأشياء الأكبر
إذا كان لديك شيء مهم للقيام به، حدد وقتًا له في التقويم الخاص بك. لكن في بعض الأحيان، كما يكتب مارتن، يجب عليك حظر يوم كامل دون مقابل على وجه التحديد:
لا تقلل من قيمة اليوم العرضي غير المخطط له تمامًا. إذا كانت لديك القدرة على القيام بيوم “بدون اجتماع” في جدولك الزمني، فاغتنمه! إن اليوم الذي لا توجد فيه اجتماعات أو التزامات على الإطلاق يختلف تمامًا عن يوم يتضمن اجتماعًا واحدًا لمدة ثلاثين دقيقة في الساعة 2:00 ظهرًا. لسبب ما، يبدو أن وجود التزام واحد يستحق أكثر من ثلاثين دقيقة لأن يومك بأكمله لا يزال بحاجة إلى القيام بذلك. تتدفق حوله.
كتب مارتن أن هذا يساعدك على الشعور “بالسيطرة الكاملة على ما عليك القيام به و عندما تريد القيام بذلك، ويعيدك إلى أنماط إنتاجيتك الطبيعية.”
4. كيفية التعامل مع المشاريع الضخمة
هل لديك مشروع كبير ولا يمكن الانتهاء منه في جلسة واحدة؟ غالبًا ما يكون من الصعب البدء بمشاريع كهذه، لأنها تبدو شاقة للغاية – ومن الصعب الاستمرار في العمل عليها يومًا بعد يوم.
جرب هذا، كتب مارتن: توقف في المنتصف.
عندما تعمل على مهمة أكبر ومستمرة لا يمكن إكمالها في جلسة واحدة، عادةً ما يكون من المناسب العثور على نقطة توقف طبيعية، مثل نهاية رسالة بريد إلكتروني أو نهاية قسم من المشروع. تبتعد عند تلك النقطة، وتترك الأمر حتى المرة التالية التي تعمل عليها، عندما تبدأ في بداية قسم جديد. ومن المفارقات أن هذا يجعل حتى الآن آخر نقطة البداية التي يجب على عقلك تجاوزها. يبدو الأمر كما لو كنت تبدأ مهمة كبيرة من جديد. وبدلاً من ذلك، التوقف في وسط إن القيام بشيء ما يجعل من السهل العودة إلى ما كنت تفعله والبدء من جديد لأنك تعرف بالفعل ما كنت على وشك القيام به بعد ذلك.
تقول مارتن إنها فعلت هذا بكتابها. بدلاً من إيقاف عمل اليوم في نهاية الفصل، كانت تتوقف في وسط من الفصل – مما جعل من السهل التقاطه في اليوم التالي. وتنصح قائلة: “إذا كنت تعمل على مشاريع كبيرة متعددة الخطوات، فحاول التوقف عند نقطة يعرف فيها عقلك بالفعل الشيء التالي الذي يجب عليك فعله.”
5. كيف تجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة
يمكن أن تطول الاجتماعات، ولكن ليس من الضروري أن تفعل ذلك! يقترح مارتن إنشاء أوقات اجتماعات أقصر، مثل تسجيل الوصول لمدة 15 دقيقة، مما يجبر الجميع على أن يكونوا أكثر إيجازًا وتركيزًا. تكتب: “الندرة تولد الابتكار”.
وتقدم “Lightening Talks” من Google كمثال:
إحدى أنشطتي المفضلة الشائعة في Google هي محادثات البرق، حيث يكون لدى مقدمي العرض شريحة واحدة وثلاث دقائق لتعليم الجمهور شيئًا ما، أو الحصول على تأييد لفكرتهم، أو ممارسة عرض تقديمي للمبيعات، أو تقديم تحديث حول المشروع. يتم توقيت العروض التقديمية تلقائيًا بحيث تظهر الشريحة التالية بعد ثلاث دقائق، وتكون “تبدأ” المسرح. يُطلب من الجمهور التصفيق بصوت عالٍ عندما يرون الشريحة التالية حتى يعرف مقدمو العرض أن الوقت قد حان للذهاب.
إنه لأمر مدهش مقدار ما يتم توصيله عندما يعلم مقدم العرض مسبقًا أن لديه ثلاث دقائق فقط لإحداث تأثير. إنهم “يقطعون الدهون” من عروضهم التقديمية. إنهم يصنعون شريحة واحدة محفزة بصريًا وصغيرة الحجم، بما في ذلك العناصر الأكثر أهمية فقط. لديهم فرصة واحدة لإحداث تأثير، وهم يستفيدون منها إلى أقصى حد. ناهيك عن أن الجمهور منخرط بشكل كبير لأن المعلومات موجزة ولا يُطلب منهم الاستماع إلى أي شيء غريب.
أصبح الجميع الآن منخرطين، ويتحركون بسرعة، ويتم إنجاز الكثير في فترة زمنية قصيرة – وهو ما لا يمكنك قوله في معظم الاجتماعات!