ثمانية ميزات متقدمة لمحرر مستندات Google يجب عليك استخدامها

تحت أسطحها، تحتوي معالجات النصوص مثل Google Docs على كنز من الميزات المخفية التي تسهل صياغة المستندات الكبيرة والتعاون عليها مع زملاء العمل. لقد غطيت بعض النصائح لمحرّر مستندات Google من قبل، ولكن الآن لدي المزيد لمشاركته.

1. اكتب في Markdown في محرر مستندات Google

يدعم محرّر مستندات Google بعضًا من صيغ Markdown. يوفر هذا طريقة بسيطة لتنسيق المستندات باستخدام رموز النص العادي، مما يجعلها سهلة القراءة والكتابة مع السماح بالتحويل إلى تنسيقات أكثر ثراءً. إذا كنت بارعًا في استخدام Markdown، فيمكن أن يساعدك ذلك في صياغة المستندات بشكل أسرع، وتنسيق النص بسرعة باستخدام الخط المائل والغامق والمتوسط ​​والروابط. لتمكينه، انتقل إلى الأدوات> التفضيلات> الكشف تلقائيا عن تخفيض السعر.

لكن تذكر: يدعم محرر مستندات Google مجموعة فرعية محدودة من بناء جملة Markdown، وليس كلها.

2. تحسين التنقل باستخدام أرقام الأسطر

بمساعدة رقم السطر المتواضع، يمكنك أنت والمتعاونون معك بسهولة الرجوع إلى المواقع الدقيقة وتحديدها في المستندات المعقدة والطويلة. يمكنهم أيضًا مساعدتك في تدوين ملاحظات دقيقة حيث يمكنك توصيلها بأرقام الأسطر. لكن لاحظ أن أرقام الأسطر تعمل فقط في تنسيق الصفحات وليس في طريقة العرض بلا صفحات.

تمكينهم من خلال الذهاب إلى الأدوات> أرقام الأسطر. في الشريط الجانبي لأرقام الأسطر، حدد إظهار أرقام الأسطر.

3. استخدم النص البديل لتسهيل الوصول إلى المستندات

تساعد الصور المستند الخاص بك، ولكن لا يمكن “مشاهدتها” بواسطة برامج قراءة الشاشة. تساعد إضافة نص بديل إلى صورك الأشخاص الذين يستخدمون برامج قراءة الشاشة على فهم ما تصوره الصورة.

لإضافة نص بديل، انقر بزر الماوس الأيمن على الصورة وحددها نص بديل. في ال خيارات الصورة الشريط الجانبي، قم بوصف الصورة باختصار. لا تقم بتضمين “صورة” أو “صورة”، فقط ركز على المعلومات التي تظهرها الصورة.

4. استخدم ميزة ترجمة المستند للتدرب على القراءة والكتابة بلغة أخرى

لن يحل محرر مستندات Google محل دورة تعلم اللغة في أي وقت قريب، ولكنه يستخدم نفس الشيء جوجل المترجم سحر لترجمة وثيقة إلى أي لغة. يمكنك مشاركة المستندات المترجمة مع المتعاونين واستخدامها للتدرب على الكتابة بلغة أجنبية.

افتح المستند الخاص بك. اذهب إلى الأدوات> ترجمة المستند. في نافذة التراكب، اختر لغتك، وسيقوم محرر مستندات Google بإنشاء نسخة باللغة الأجنبية.

تذكر، يمكنك أيضا استخدم جداول بيانات Google لترجمة اللغات.

5. إجبار المتلقي على عمل نسخة من مستند Google

قد تصادفك حالات تريد فيها مشاركة مستند ولكنك تريد من المتعاون إجراء تعديلات على نسخته الخاصة من المستند الأصلي. ليس لدى محرّر المستندات طريقة رسمية لفرض نسخة، ولكن هناك اختراقًا صغيرًا غير رسمي يعمل.

انقر فوق يشارك في أعلى يمين المستند. قم بتغيير إعدادات الارتباط إلى أي شخص لديه الرابط و اختار محرر من القائمة المنسدلة بجانبه. الآن، انسخ الرابط والصقه في البريد الإلكتروني أو برنامج المراسلة الذي تستخدمه لمشاركة المستند. قبل الضغط على إرسال، قم بتحرير نهاية الرابط عن طريق استبدال كلمة “تحرير” وكل ما بعدها بكلمة القالب/المعاينة.

عندما يفتح المستلم المستند لتحريره، ستكون نسخته الخاصة. تتيح لهم لاحقة عنوان URL “القالب/المعاينة” عرض محتويات المستند قبل البدء في تحريرها (حدد الزر استخدم القالب الزر في المعاينة).

6. قم بتضمين مستند في رسالة بريد إلكتروني

لا تحتاج إلى إرسال مستند طويل إلى أحد المتعاونين كمرفق. أرسله بالبريد الإلكتروني مباشرة من محرر مستندات Google إلى البريد الوارد للمستلم كمستند مضمن. وهذا يجعل مشاركة المستندات أسهل ويقلل عدد المرفقات التي يجب على الجميع تصفحها.

اذهب إلى ملف> البريد الإلكتروني> إرسال هذا الملف بالبريد الإلكتروني. اكتب رسالة في الحقل المقدم. ثم حدد خانة الاختيار لـ لا تعلق. تضمين المحتوى في البريد الإلكتروني.

7. تبادل الأفكار مع Google Keep

عند دمجها مع الكتابة الطويلة في مستندات Google، فإن الحد الأدنى من Google Keep (تطبيق المفكرة الرقمية المجاني من Google لالتقاط الأفكار والقوائم والتذكيرات) يمكن أن يكون أداة مساعدة مفيدة في العصف الذهني.

التقط الأفكار العابرة كملاحظات أو قوائم. عندما تحتاج إلى هذه الأفكار في مستندك، افتح لوحة Keep الجانبية (أيقونة المصباح الكهربائي الأصفر على اليمين) واسحب ملاحظاتك وأسقطها مباشرةً في مستندك. يمكنك أيضًا نسخ النص من مستندك وحفظه كملاحظة Keep ليسهل الوصول إليه لاحقًا.

8. التعاون عبر البريد الإلكتروني

يقدم Gmail صناديق بريد وارد تعاونية لحسابات Google Workspace، ولكن هناك طريقة أخرى للتعاون في رسالة بريد إلكتروني مجانًا تستخدم محرر مستندات Google. في مستند Google، أدخل كتلة إنشاء البريد الإلكتروني من إدراج> الكتل البرمجية الإنشائية> مسودة البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك، اكتب “@email” في المستند ثم اضغط على Enter. يمكنك أيضًا الذهاب إلى ملف> مسودة البريد الإلكتروني.

اكتب البريد الإلكتروني واملأ الحقول. ثم، انقر فوق معاينة في Gmail في الجزء العلوي الأيسر من المسودة. عندما تنتهي، اضغط يرسل.

مجموعة الميزات والنصائح لا تنتهي هنا. أصبحت مجموعة Google Drive أكثر تنوعًا من أي وقت مضى، ويمكنك العثور عليها دائمًا طرق مختلفة للعمل مع محرّر مستندات Google التي تناسب احتياجاتك المحددة.