كيفية عمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Gmail وOutlook وiCloud

يعد النسخ الاحتياطي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، بغض النظر عن المزود الذي تستخدمه، أمرًا مهمًا لأن الوصول إلى مجموعتك الرقمية من الرسائل أقل ديمومة مما قد تعتقد في البداية. هناك العديد من نقاط الفشل التي يجب وضعها في الاعتبار – ماذا يحدث إذا حدث شيء ما في فواصل السحابة، أو اتصالك بالإنترنت يفعل؟ ماذا لو تم حظر حسابك أو إغلاقه لأي سبب من الأسباب، وتعطلت جميع رسائل بريدك الإلكتروني؟

هذه ليست سوى عدد قليل من المشاكل المحتملة. قد تحذف عن طريق الخطأ مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني دون قصد؛ يمكن لشخص آخر الوصول إلى حسابك ومسح كل ما يجده؛ أو قد يقرر مزود البريد الإلكتروني الخاص بك فجأة ذلك قفل عليك، دائمًا.

مع أخذ كل ذلك في الاعتبار، فإن الوصول إلى بريدك الإلكتروني لا يبدو مضمونًا جدًا. قد لا يهم كل تلك الرسائل الإخبارية العشوائية، والصفقات المشكوك فيها، والسياسيين الذين يستجدون الأموال التي تسد صندوق الوارد الخاص بك، ولكن ماذا عن رسائل البريد الإلكتروني والمستندات التي تحتاج حقًا إلى الوصول إليها؟ من المفيد الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الأقل في مكان آخر حتى تتمكن دائمًا من الوصول إليها، دون الاتصال بالإنترنت أو غير ذلك.

إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى حساب النسخ الاحتياطي

إن أبسط طريقة لإرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى حساب آخر هي إعادة توجيهها، إما يدويًا واحدة تلو الأخرى أو تلقائيًا عند وصولها. بريد آي كلاودعلى سبيل المثال، يمكنك النقر على أيقونة الترس (أعلى اليسار)، ثم الاختيار إعدادات و إعادة توجيه البريد: ضع علامة في المربع المجاور إعادة توجيه بريدي الإلكتروني إلى وأدخل عنوان بريد إلكتروني آخر.

إذا فتحت بريد جوجل على الويب، انقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين)، ثم رؤية كافة الإعدادات. تحت إعادة التوجيه وPOP/IMAP، ضع علامة في المربع المسمى إعادة توجيه نسخة من البريد الوارد إلى وأدخل عنوان بريدك الإلكتروني الثانوي. يتيح لك Gmail في الواقع إنشاء عامل تصفية لرسائل البريد الإلكتروني المُعاد توجيهها (الرسائل الواردة من جهة اتصال معينة، على سبيل المثال)، حتى لا تتم إعادة توجيه كل شيء — انقر على إنشاء مرشح تحت إعادة توجيه لفعل هذا. تجدر الإشارة إلى أن خيار إعادة التوجيه قد لا يكون متاحًا لحساب العمل الخاص بك.

وأخيرا بالنسبة ل الآفاق عميل الويب، انقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين)، ثم بريد، ثم إعادة توجيه. اختر ال تمكين إعادة التوجيه الخيار، أدخل عنوان البريد الإلكتروني الثانوي الذي تريد استخدامه، وسيتم إرسال جميع الرسائل التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك في Outlook إلى الحساب الآخر أيضًا. في هذا القسم، ستحتاج أيضًا إلى اختيار ما إذا كنت تريد حفظ نسخة من رسائل البريد الإلكتروني المُعاد توجيهها. إذا حدث شيء ما لحسابك الأساسي، فلا يزال بإمكانك على الأقل الرجوع إلى رسائلك.

تعد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني طريقة سريعة وبسيطة لتوصيل رسائلك في مكانين، ولكنها ليست موثوقة بنسبة 100 بالمائة. عند إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى حساب سحابي آخر، لا يزال من الممكن أن تفقد الوصول إلى كلا النسختين إذا لم تتمكن من الاتصال بالإنترنت.

استخدم POP وIMAP (هل تتذكرهما؟)

POP (بروتوكول مكتب البريد) وIMAP (بروتوكول الوصول إلى الرسائل عبر الإنترنت) هما الطريقتان الرئيسيتان للحصول على رسائل البريد الإلكتروني في أماكن متعددة في وقت واحد، ويتم دعم كلا المعيارين من قبل معظم موفري البريد الإلكتروني. يعد اختيار أي منها سيتم استخدامه لغرض النسخ الاحتياطي لرسائل البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا بعض الشيء، حيث يتم تنفيذها بطرق مختلفة قليلاً اعتمادًا على البرامج التي تستخدمها.

بشكل عام، تعد تقنية POP الأقدم طريقة أقل فعالية لجمع نسختين أو أكثر من رسالة البريد الإلكتروني من المكان الذي تتم استضافة بريدك الإلكتروني فيه. عادةً ما يُفضل معيار IMAP الأحدث لأنه يوفر ميزات مثل المزامنة ثنائية الاتجاه. يعمل بروتوكول IMAP على تسهيل الحفاظ على مظهر صندوق الوارد الخاص بك كما هو عبر أجهزة متعددة وتطبيقات بريد إلكتروني متعددة لأنه يستمر في الاتصال بخادم البريد الإلكتروني أثناء التنقل.

ومع ذلك، في هذه الحالة، لا نشعر بالقلق بشكل خاص بشأن الحفاظ على المزامنة ثنائية الاتجاه: نريد فقط تخزين نسخ من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا بعيدًا. يمكن أيضًا أن يكون إعداد IMAP أكثر صعوبة في وضع عدم الاتصال لأنه يعتمد بشكل أكبر على الاتصال المستمر بالويب – يتعين عليك عادةً إخبار عميل البريد الإلكتروني الخاص بك بالاحتفاظ بمجلدات IMAP معينة في وضع عدم الاتصال، حيث لن يحدث ذلك بالضرورة تلقائيًا. ولكن في بعض الحالات، سيقوم بروتوكول POP فقط بتنزيل جميع رسائلك، مما يترك حسابك فارغًا ويتم تخزين جميع بريدك الآن في مكان واحد — على الجهاز الذي تريد استخدامه كنسخة احتياطية.

الأمر متروك لك حقًا فيما تستخدمه. يعد IMAP هو الأفضل إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على التفاعل مع بريدك الإلكتروني من أجهزة وتطبيقات مختلفة، ولكنه يتطلب المزيد من الاهتمام لإعداده بشكل صحيح كنسخة احتياطية. من ناحية أخرى، لا يتوفر بروتوكول POP دائمًا، على سبيل المثال، يدعم iCloud بروتوكول IMAP وليس بروتوكول POP.

قم بتنزيل كل شيء على عميل سطح المكتب

لتوفير شبكة أمان ضد معظم المشكلات المحتملة – مثل اختراق الحساب، أو عدم إمكانية الوصول إلى الإنترنت، أو حذف الرسائل عن طريق الخطأ – نوصي بتنزيل الرسائل إلى عميل بريد إلكتروني لسطح المكتب مثل Microsoft Outlook أو ثندربيرد، وإبقائها منفصلة دون أن تمس إلا إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إليها. يعد بروتوكول POP مثاليًا طالما أنك تتأكد من أن إعداداته تترك نسخًا على الخادم حتى لا تقوم عن غير قصد بمسح الحساب الذي تحاول نسخه احتياطيًا. يعد IMAP جيدًا أيضًا، خاصة للوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وضع عدم الاتصال، ولكن كما قلنا، ستتم مزامنة أي كارثة لمسح البيانات تصيب رسائل البريد الإلكتروني السحابية الخاصة بك مع عميل سطح المكتب أيضًا، ما لم تكن حذرًا أو تخبره فقط بالمزامنة يدويا.

مع Gmail، تحتاج إلى التأكد من تمكين POP أو IMAP أولاً: انقر على أيقونة الترس (أعلى اليمين)، ثم رؤية كافة الإعدادات و إعادة التوجيه وPOP/IMAP. مع Outlook، يتم تمكين IMAP تلقائيًا، ويمكن تشغيل POP بالنقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين)، ثم عرض كافة إعدادات Outlook و بريد إلكتروني. يدعم البريد الإلكتروني على iCloud من Apple بروتوكول IMAP فقط، ويتم تمكينه دائمًا، لذلك لا تحتاج إلى القيام بأي شيء لإعداده.

يمكن لبرنامج حديث مثل Thunderbird الاتصال باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور فقط، على الرغم من أنه سيستخدم بروتوكول IMAP افتراضيًا. للانتقال إلى بروتوكول POP بدلاً من ذلك، انقر فوق تكوين يدويا أثناء عملية الإعداد. يمكنك العثور على رموز الوصول المختلفة التي تحتاجها عبر الإنترنت بريد جوجل و الآفاق رسائل البريد الإلكتروني (يدعم iCloud بروتوكول IMAP فقط، لذا يمكن لـ Thunderbird إعداده تلقائيًا). مع الحسابات المحمية بالمصادقة المكونة من خطوتين، قد تحتاج إلى كلمة مرور خاصة بالتطبيق لـ Thunderbird.

أثناء مزامنة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع Thunderbird، هناك بعض عمليات التحقق التي يجب إجراؤها. إذا اخترت بروتوكول POP، فانقر بزر الماوس الأيمن على عنوان الحساب واختر إعدادات ثم اعدادات الخادم للتأكد ترك الرسائل على الخادم تم تحديده، وإلا فسيتم حذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من السحابة عندما يقوم Thunderbird بتنزيلها، كما ذكرنا. إذا اخترت IMAP في هذه الأثناء، فانقر بزر الماوس الأيمن على المجلدات التي تريد أن تتمكن من الوصول إليها في وضع عدم الاتصال، ثم اختر ملكيات و التزامن للتأكد من تمكين الوصول دون اتصال.

خيارات أخرى

كما أوضحنا من قبل، هناك أكثر من طريقة للقيام بذلك، لذا فكر في نوع السيناريوهات التي تريد وضع خطط طوارئ لها، ومدى قوة النسخ الاحتياطية التي تريدها. يمكن تنزيل رسائل البريد الإلكتروني الفردية من Outlook على الويب، على سبيل المثال، من خلال النقر على النقاط الثلاث في الجزء العلوي الأيسر من رسالة بريد إلكتروني مفتوحة واختيار حفظ باسم. بالنسبة لعدد قليل من الرسائل، قد يكون هذا هو كل ما تحتاجه.

يتضمن Gmail خيار تنزيل أنيق وشامل: انتقل إلى جوجل تيك أوت صفحة على الويب ويمكنك تنزيل كل شيء على الإطلاق في حساب Gmail الخاص بك، أو فقط رسائل البريد الإلكتروني ذات التصنيفات المحددة. إذا كنت تريد فقط عمل نسخ احتياطية محلية دورية للرسائل الرئيسية التي من غير المرجح أن تحتاج إليها كثيرًا، فربما يكون هذا هو الطريق المناسب لك.

يعد Gmail على الويب أيضًا ذكيًا بدرجة كافية ليشمل الوصول إلى حسابات أخرى عبر POP وIMAP – إذا انتقلت إلى جزء الإعدادات (انقر فوق رمز الترس ثم رؤية كافة الإعدادات)، يفتح الحسابات والاستيراد، ثم إضافة حساب بريدي، يمكنك إعداد هذا. سيعطيك هذا نسخة أخرى من رسائل البريد الإلكتروني من حساب آخر داخل Gmail، ويمكنك أيضًا ضمان الوصول دون اتصال بالإنترنت من غير متصل على الانترنت علامة تبويب صفحة الإعدادات. هذا بديل آخر لاستخدام عميل سطح المكتب مثل Thunderbird.

يأتي كل من نظامي التشغيل Windows وmacOS مزودين بعملاء سطح مكتب افتراضيين خاصين بهم، وهذه هي البرامج التي يمكنك استخدامها بدلاً من Thunderbird وOutlook لعمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أثناء الوصول إليها بشكل أساسي عبر السحابة.

بالنسبة لمراسلات البريد الإلكتروني التي تعتبر المحافظة عليها ذات أهمية قصوى، قد ترغب أيضًا في التفكير في خيار تخزين فعلي يتجاوز جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يجب أن تكون مجموعة من الطرق التي ذكرناها كافية لتمنحك راحة البال بأن رسائلك الأكثر أهمية يتم نسخها في مكان آخر، بشكل آمن وسليم.