5 نصائح سريعة لتنظيم Google Drive الخاص بك

S3studio / جيتي إيماجيس

جوجل درايف هو أحد أهم تطبيقات Android لزيادة الإنتاجيةولكن هل نظرت إلى مساحة التخزين الخاصة بك مؤخرًا؟ إذا كنت تستخدم الملفات الرقمية وتنشئها وتعمل عليها، فمن المحتمل جدًا أن يكون Drive الخاص بك ممتلئًا بجميع أنواع الملفات، بدءًا من العروض التقديمية الصفية والواجبات المنزلية وحتى عقود العملاء وفواتيرهم. مع هذه الكمية الكبيرة من المستندات والصور والأشياء التي تملكها، ستبدو مساحة التخزين الخاصة بك بالتأكيد وكأنها فوضى عارمة.

يمكن أن يكون هذا مشكلة كبيرة لعدد من الأسباب. أولاً، من الصعب تحديد موقع الأشياء عندما يكون كل شيء متناثرًا في كل مكان. بالتأكيد، هناك شريط بحث يمكنك استخدامه، ولكن هذا مفيد فقط إذا كنت تعرف الاسم الدقيق للملف أو المجلد الذي تحتاجه. ثانيًا، هناك خطر تجاهل أو نسيان الملفات ذات المواعيد النهائية العاجلة لأنها مدفونة تحت بحر من الفوضى. وأخيرًا، يمكن أن تؤدي مثل هذه الفوضى إلى استخدام غير فعال للتخزين لأنه من المحتمل أن تلجأ إلى الملفات المكررة التي وضعتها في غير مكانها.

لمنع مثل هذه السيناريوهات والحفاظ على عقلك وإنتاجيتك، من الحكمة دائمًا تنظيم Google Drive الخاص بك. فيما يلي خمس نصائح سريعة حول كيفية القيام بذلك.

مارينيل سيغي/سلاش جير

إذا كان لديك عدد كبير من الملفات المخزنة في Google Drive، فمن المحتمل أنك تستخدم أيضًا مجموعة من المجلدات المختلفة. بالتأكيد، هذا يبقي كل شيء منظمًا، ولكن نظرًا لأن المجلدات من نفس الألوان، فقد يكون من الصعب العثور على أي شيء بمجرد التمرير عبر قائمتك. إحدى الحيل السريعة لحل هذه المعضلة هي ترميز مجلداتك بالألوان.

يتيح لك Google Drive تغيير اللون الافتراضي لمجلداتك إلى واحد من 24 لونًا. بهذه الطريقة، عندما تتصفح مساحة التخزين الخاصة بك، يمكنك بسهولة تحديد المجلد الذي تحتاجه. يعد الترميز اللوني أيضًا طريقة ذكية لتصنيف المجلدات دون تجميعها معًا في مجلد واحد كبير. على سبيل المثال، لديك سبعة مجلدات للملفات المتعلقة بالعمل وثلاثة مجلدات للوسائط الشخصية الخاصة بك. يمكنك ببساطة تلوين كافة مجلدات العمل الخاصة بك باللون الأخضر والمجلدات الشخصية باللون الأرجواني.

لتغيير لون مجلداتك، إليك ما عليك فعله:

1. قم بتسجيل الدخول إلى Google Drive إذا لم تقم بذلك بالفعل.
2. انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد الذي ترغب في تغيير لونه.
3. حدد تنظيم من القائمة.
4. ضمن لون المجلد، اختر الظل المفضل لديك.

مارينيل سيغي/سلاش جير

عادةً، يمكنك تسمية ملفاتك في Google Drive بناءً على ماهيتها أو الغرض منها. وهذا يجعل من السهل البحث عن الملف لاحقًا. لكن في بعض الأحيان، لا يمكنك التحكم في كيفية تسمية ملفاتك. ربما تتبع شركتك اصطلاح تسمية محددًا، حيث تحتاج إلى تسمية ملفات ومجلدات معينة بمجموعة من الأرقام أو التواريخ أو إشارة إلى مشروع العميل. ما لم تكن لديك ذاكرة الفيل، فمن المحتمل أن تجد صعوبة في البحث عن مثل هذه الملفات.

هذا هو المكان الذي تأتي فيه أوصاف الملفات للإنقاذ. فهي تضيف بعض السياق الذي تشتد الحاجة إليه إلى ملفك، مما يساعدك في العثور عليه بشكل أسرع بين بحر من المستندات ذات الأسماء الغريبة. يتيح لك Google Drive إضافة أوصاف تصل إلى 25000 حرف لأي ملف أو مجلد. يمكن أن يكون هذا أي شيء بدءًا من بضع كلمات رئيسية وحتى شرح أكثر تفصيلاً. وإليك كيفية القيام بذلك:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي يحتاج إلى وصف.
2. حدد معلومات الملف.
3. انتقل إلى التفاصيل.
4. قم بالتمرير إلى مربع الوصف الموجود أسفل جزء التفاصيل.
5. اكتب الوصف الخاص بك. يمكن أن تكون مختصرة أو مفصلة — أيًا كان ما يساعدك على تذكر ما تحتويه.
6. اضغط على Enter لحفظ الوصف.

الآن، في المرة القادمة التي تبحث فيها عن هذا الملف وتنسى اسمه الحقيقي، ما عليك سوى إدخال بعض هذه الكلمات الرئيسية أو العبارات في شريط البحث. سيقوم Google Drive بالباقي ويسحب الملفات أو المجلدات التي تحتوي على هذه الأوصاف.

مارينيل سيغي/سلاش جير

افتراضيًا، يتم ترتيب ملفاتك ومجلداتك على Google Drive أبجديًا. على الرغم من أن هذا قد يكون مفيدًا في مواقف معينة، إلا أنك تريد في معظم الأحيان أن يتم فرزها بطريقة معينة، ربما حسب الأهمية أو تكرار الاستخدام. لذا، إليك نصيحة سريعة: قم بإعادة تسمية ملفاتك ومجلداتك. فكر في تنفيذ اصطلاحات التسمية هذه:

• أضف أرقامًا بين قوسين قبل اسم الملف لترتيبها بالتسلسل. على سبيل المثال، بدلاً من وجود مجلدات تحمل التصنيف “مدرسة” و”عمل” و”شخصي”، يمكنك الحصول على “[01] عمل،” “[02] شخصي” و”[03] المدرسة.” بهذه الطريقة، سيتم فرز المجلدات الخاصة بك بحيث يكون العمل في الأعلى، متبوعًا بالشخصي، ثم المدرسة.
• أضف بعض الأحرف الخاصة أو الرموز التعبيرية في بداية الملفات أو المجلدات التي تستخدمها بشكل متكرر. هذه الخدعة تدفعهم إلى أعلى قائمتك. يمكن أن تكون الأحرف الخاصة فترات أو علامات نجمية. إذا كنت تفضل إضافة الرموز التعبيرية، فإليك كيفية القيام بذلك:
  • (الطريقة الأولى) في مربع نص الاسم، اضغط على اختصار لوحة المفاتيح ويندوز فوز +. (نقطة) أو اختصار Mac Cmd + Ctrl + Space لإظهار نافذة تحديد الرموز التعبيرية. انقر على الرموز التعبيرية المفضلة لديك لإضافتها إلى اسم الملف.
  • (الطريقة الثانية) انتقل إلى موقع الرموز التعبيرية مثل الرموز التعبيرية أو EmojiDB. ابحث عن الرمز التعبيري الذي تختاره، وانقر عليه لنسخه إلى الحافظة الخاصة بك، ثم قم بلصقه في مربع نص الاسم.
• استخدم حالات نصية مختلفة لإظهار التسلسل الهرمي للمجلدات. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لديك أحرف كبيرة للمجلدات ذات المستوى الأعلى (المعروفة أيضًا باسم الفئات العريضة)، وحالة الجملة للفئات الفرعية، وأخيرًا، أحرف صغيرة للملفات الفردية داخل الفئات الفرعية.

مارينيل سيغي/سلاش جير

عندما يتعلق الأمر ب أفضل التطبيقات لمشاركة الملفات الكبيرة، يعد Google Drive الاختيار الأفضل. ومع ذلك، هناك بعض المشكلات التي قد تواجهها مع الملفات والمجلدات المشتركة في Drive. عادةً، عندما يشارك شخص ما شيئًا ما معك، يتم نقله إلى قسم “تمت مشاركتها معي”، والذي يتمتع بمرونة محدودة. لا يمكنك إنشاء مجلدات جديدة هنا لتنظيم ملفاتك، وإذا حاولت إعادة تسمية الملف، فسينعكس التغيير في الملف الأصلي نفسه، مما قد يؤدي إلى إفساد اصطلاح التسمية الخاص بالمالك. تتمثل الإستراتيجية البديلة في إنشاء نسخة من الملف في Drive حتى تتمكن من تنظيمه وإعادة تسميته بحرية. ومع ذلك، فإن المشكلة في هذا النهج هي أن المالك لن يتمكن من الوصول إليه بعد الآن. قد يكون هذا غير بديهي عندما تقوم بعمل تعاوني.

لحل هذه المشكلة، ما عليك سوى استخدام الاختصارات. الاختصارات، في جوهرها، هي روابط سريعة للملفات والمجلدات الموجودة في أي مكان في Google Drive. عند النقر فوق الاختصار، سيتم فتح الملف أو المجلد الأصلي. قم بإنشاء اختصار لهذا الملف أو المجلد المشترك، ويمكنك وضعه أينما تريد في Drive، وتنظيمه بناءً على تفضيلاتك. فائدة أخرى للاختصارات هي أنك حر في إعادة تسميتها، حيث أن ذلك لن يؤثر على اسم الملف الأصلي. لكن تذكر، عندما تفتح اختصارًا، فإنك تعمل فعليًا على الملف الأصلي، لذا فإن أي تغييرات أو تعليقات تجريها تكون مرئية لكل شخص لديه حق الوصول.

لإنشاء اختصار لملف أو مجلد مشترك، اتبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى تمت مشاركتها معي.
2. حدد الملف أو المجلد المطلوب.
3. انقر بزر الماوس الأيمن عليه.
4. انتقل إلى تنظيم> إضافة اختصار.
5. اختر المجلد الذي تريد إضافة الاختصار إليه.
6. اضغط على إضافة.

مارينيل سيغي/سلاش جير

يأتي Google Drive مزودًا بميزات تنظيمية مضمنة تمكنك من تغيير تخطيط وترتيب ملفاتك ومجلداتك. دعونا نحلل كيفية استخدام هذه الميزات.

أولاً، هناك طريقتان لعرض العناصر الخاصة بك: تخطيط القائمة وتخطيط الشبكة. يعرض تخطيط القائمة ملفاتك ومجلداتك في قائمة، بالإضافة إلى تفاصيل مثل المالك وتاريخ ووقت آخر تعديل وحجمه. من ناحية أخرى، يقوم تخطيط الشبكة بترتيب ملفاتك ومجلداتك مثل المعرض، مما يتيح لك معاينات للملفات. لتبديل تخطيطك الحالي، انقر على القائمة أو أيقونة الشبكة في الزاوية اليمنى العليا من صفحة Drive الرئيسية.

في كل من تخطيطات القائمة والشبكة، لديك الحرية في إعادة ترتيب الملفات والمجلدات لتناسب تفضيلاتك. هناك العديد من خيارات الفرز المتاحة:

• الاسم: ترتيب الملفات والمجلدات أبجديًا. للتبديل بين الترتيب التصاعدي (AZ) والترتيب التنازلي (ZA)، انقر فوق الاسم (تخطيط القائمة) أو السهم لأعلى/لأسفل (تخطيط الشبكة).
• آخر تعديل: فرز حسب آخر تعديل (تم تحريره مؤخرًا بواسطة أي شخص لديه حق الوصول)، أو آخر تعديل بواسطتي (آخر ملف/مجلد قمت بتحريره)، أو آخر فتح بواسطتي (آخر ملف/مجلد قمت بفتحه).
• إظهار المجلدات: قم بتغيير كيفية ظهور المجلدات بين ملفاتك. “في الأعلى” يبقيها في بداية القائمة أو الشبكة، بغض النظر عن معايير الفرز الأخرى، بينما يسمح “مختلط مع الملفات” بفرزها جنبًا إلى جنب مع الملفات، وليس بشكل منفصل. لضبط ذلك، انقر فوق النقاط الرأسية الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى وحدد الخيار المفضل لديك.