يتيح تقويم Google الآن للجميع ترتيب جداولهم بشكل مثالي

هناك أشياء قليلة أكثر مملة من المحادثات ذهابًا وإيابًا بينك وبين شخص تحتاج إلى مقابلته. قد يقولون إنهم أحرار في أي وقت (أنا) ولكن عندما تقول وقتًا وتاريخًا، فإنهم يشعرون بالقلق ويقولون إن هذا هو الوقت الوحيد الذي لا يمكنهم فيه الاجتماع معًا (أنا أيضًا).

لتسهيل تنسيق الاجتماعات، أطلقت Google خدمة مجانية جديدة ميزة التقويم يسمى جدول المواعيد كانت الأداة متاحة لعملاء Google Workspace منذ أوائل عام 2022، ولكن في وقت سابق من هذا الشهر، منحت شركة The Big G جميع المستخدمين إمكانية الوصول إليها، ولكن مع قيود، اعتمادًا على ما إذا كانوا يدفعون أم لا.

باستخدام جدول المواعيد، يمكنك إعداد أجزاء من التوفر في التقويم الخاص بك حتى يتمكن من يريد مقابلتك – سواء كان ذلك عبر مكالمة فيديو أو في الحياة الواقعية – من اختيار أي وقت وتاريخ ضمن المعلمات المحددة. هذه الميزة قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة، وإعدادها بشكل صحيح هو أفضل طريقة لجعلها تعمل لصالحك.

كيفية استخدام جدول المواعيد في تقويم Google

بغض النظر عن نوع الحساب لديك، ستبدأ في إعداد جدول المواعيد بالانتقال إلى تقويم Google في متصفح الويب والضغط على يخلق في الزاوية العلوية اليسرى من شاشتك. في القائمة الناشئة، انقر فوق جدول المواعيدوستظهر قائمة بالخيارات على الجانب الأيسر من الواجهة.

1. قم بتسمية جدول مواعيدك. لن يتمكن مستخدمو الطبقة المجانية من إنشاء جدول زمني واحد إلا، في حين يمكن للعملاء الذين يدفعون (أو أولئك الذين يشكلون جزءًا من مؤسسة Google Workspace) أن يكون لديهم عدة جدول زمني، لذا فإن تسميتهم ستجعل الأمور أسهل. لا تقضي الكثير من الوقت في هذا الأمر، حيث يمكنك دائمًا تغييره لاحقًا.

[متعلقب:[Related:ما يجب معرفته حول استخدام ميزة Time Insights في تقويم Google]

2. قم بإعداد مدة الموعد. وستكون هذه هي مدة الاجتماع القياسية. يمكن أن تتراوح من 5 دقائق إلى 23.1 ساعة. لماذا الـ 6 دقائق الإضافية؟ من يدري، لكنك ومن تقابله ستوافق بالتأكيد على أن الموعد الطويل ليس عمليًا أو مثمرًا تمامًا. لا تقلق بشأن اختصار اجتماعك: يمكن للأشخاص حجز أكثر من مكان واحد معك يوميًا طالما لم يتم استيفاء الحد الأقصى اليومي – المزيد عن ذلك لاحقًا.

3. قم بإعداد التوفر العام الخاص بك. ضمن هذا الإعداد، ستحدد الأجزاء الكبيرة من الوقت التي تكون متاحًا فيها للاجتماعات. إذا كنت تريد تشغيل هذا الجدول إلى الأبد حتى تقوم بإيقاف تشغيله، فاترك كرر أسبوعيا القائمة المنسدلة كما هي. ولكن إذا كنت تريد فقط إعداد مدى توفرك للأسبوع التالي، فانقر عليه واختر لا يتكرر.

أسفل هذا، سترى قائمة بأيام الأسبوع، وبجوار كل يوم، أوقات البدء والانتهاء لنوافذ التوفر الكبيرة. هذه هي فترات الوقت التي سيتمكن فيها الأشخاص من حجز موعد معك، ويمكنك إضافة أي عدد تريده إلى كل يوم من خلال النقر فوق علامة زائد على يمين كل يوم. على سبيل المثال، إذا كنت متاحًا طوال اليوم في المكتب، فيمكنك التوقف من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً، ولكن إذا كنت لا تريد أن يزعجك أي شخص من الظهر حتى الساعة 1:30 ظهرًا، فيمكنك إعداد نافذتين للتوفر حول ذلك. بمجرد الانتهاء من ذلك، لن تضطر إلى تكرار الإعدادات لكل يوم من أيام الأسبوع، انقر فوق الزر أيقونة النسخ على اليمين (مستطيلان فوق بعضهما البعض) وسيقوم تلقائيًا بتكرار توفرك العام من الاثنين إلى الجمعة.

لاحظ أنه بشكل افتراضي، سيتم تعيين يومي السبت والأحد على أنهما غير متاحين للاجتماعات، ولكن يتم النقر فوق علامة الزائد سوف يغير ذلك.

4. ضبط الجدولة. ستتيح لك القوائم التالية ضبط التفاصيل حول الطريقة التي تريد أن يعمل بها جدول المواعيد. على سبيل المثال، ستتمكن من ضبط وقت بدء التشغيل (حدد متوفر في الوقت الحاضر تحت نافذة الجدولة، أو تواريخ البدء والانتهاء) وإلى أي مدى يمكن للأشخاص حجز الوقت معك مسبقًا (حتى عام).

يمكنك أيضًا التعديل التوفر المعدل لتواريخ محددة حيث يمكنك عادةً الاجتماع. يعمل هذا تمامًا مثل خيار التوفر العام، ولكن بدلاً من أيام الأسبوع، ستختار تواريخ محددة. لذا، إذا حدث تنظيف أسنانك خلال الوقت الذي حددته على أنه متاح بشكل عام، فيمكنك إضافة هذا التاريخ هنا وتعديل جدولك حسب الحاجة.

إذا كنت بحاجة إلى وقت للتحضير لكل اجتماع أو كنت ترغب فقط في منع يومك من أن يصبح عرضًا لا نهاية له من الأشخاص الذين يطرحون عليك الأسئلة، فيمكنك تحديد وقت التواجد الخاص بك عن طريق إعداد وقت العزل و الحد الأقصى للحجوزات في اليوم الواحد. سيقوم الأخير بتعيين حد أقصى للاجتماعات اليومية، وستظهر كغير متاح عند استيفاء هذا الحد الأقصى.

5. اختر الطريقة التي يحدد بها تقويم Google ما إذا كنت مشغولاً. سيتحقق جدول مواعيدك دائمًا من تقويم Google الخاص بك لمعرفة ما إذا كنت مشغولاً حتى لا يكون هناك تداخل مع أي اجتماعات أخرى قد تكون قبلتها.

ولكن إليك المشكلة: إذا لم تكن من مستخدمي Google الذين يدفعون رسومًا ولديك أكثر من تقويم واحد (تقويم شخصي وآخر خاص بالعمل، على سبيل المثال)، فلن تتمكن إلا من اختيار واحد منهم لتحديد مدى التوفر. لا يتعين على أصحاب حسابات Google وأعضاء مؤسسات Workspace الاختيار، حتى يتمكنوا من الاستمرار في تقسيم حياتهم بطريقة أكثر عملية.

عند الانتهاء من هذه الإعدادات، انقر فوق التالي لاستكمال.

6. قم بتحرير تفاصيل جدول المواعيد الخاصة بك. في القائمة التالية، ستجد المزيد من الإعدادات التي يمكنك العبث بها:

• صورة واسم صفحة الحجز: صفحة الحجز الخاصة بك هي ما سيراه الأشخاص عندما يريدون حجز وقت معك. سيظهر هناك الاسم والصورة التي تستخدمها لحساب Google الخاص بك، لذا إذا كنت تريد شيئًا يبدو احترافيًا، فتأكد من تغيير هذه الإعدادات في صفحة حسابي.
• الموقع والمؤتمرات: قم بتعديل هذا لتحديد المكان الذي تفضل فيه مقابلة الشخص الذي يحجز وقتك. يمكنك اختيار قيام النظام بإنشاء رابط Google Meet تلقائيًا عند الحجز، أو تحديد مكان فعلي (مكتبك، على سبيل المثال)، أو تحويل جميع اجتماعاتك إلى مكالمات هاتفية. يمكنك أيضًا الاختيار لا يوجد / سيتم تحديده لاحقا حتى تتمكن أنت وضيوفك من تحديد كيفية اللقاء.
• وصف: هنا يمكنك أن تقول أي شيء تريده عن اجتماعك. ربما تريد أن توضح لطلابك أنك لن ترد على الأسئلة المتعلقة باختبارهم الأخير، أو تريد السماح للأشخاص بمعرفة سعر خدماتك. نعم، إذا كنت مشتركًا في Google Workspace، فيمكنك ذلك أيضًا قم بإعداد حساب Stripe لتلقي الدفع لوقتك.

7. قم بإعداد نموذج الحجز. تحت استمارة الحجز، ستتمكن من تحديد جميع الحقول التي يجب على الضيوف ملؤها قبل حجز الوقت معك. افتراضيًا، يتطلب تقويم Google الاسم الأول والأخير، بالإضافة إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بهم، ولكن يمكنك إضافة المزيد إذا كنت تريد ذلك. انقر اضافة عنصر– ستتمكن من مطالبة الأشخاص بتقديم أرقام هواتفهم أو ملء حقل مخصص، مثل المقهى المفضل لديهم. حدد المربع المجاور لـ مطلوب لجعل شيء إلزامي والانتهاء من خلال النقر اضافة عنصر.

في هذه القائمة، سيرى مستخدمو Google الذين يدفعون رسومًا أيضًا خيار القيام بذلك تتطلب التحقق من البريد الإلكتروني. انقر فوق المربع الموجود بجواره ليقوم الأشخاص بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم عند حجز الوقت معك باستخدام حساب بريد إلكتروني غير تابع لـ Google. قد تكون هذه الخطوة الإضافية مزعجة بالنسبة للبعض، ولكنها أيضًا مفيدة للغاية لمنع الحجوزات الضارة، خاصة إذا كانت صفحة الحجز الخاصة بك موجودة في مكان عام، مثل السيرة الذاتية لوسائل التواصل الاجتماعي.

8. تأكد من أن ضيوفك على علم باجتماعك. الآن، اختر ما إذا كنت تريد تذكير الأشخاص الذين يحجزون وقتًا معك بموعدهم. لن يتمكن مستخدمو الطبقة المجانية من إرسال تأكيد للضيوف إلا عند تحديد موعد، في حين سيتمكن عملاء Google الذين يدفعون من إرسال أي عدد يريدونه من تذكيرات البريد الإلكتروني.

بشكل افتراضي، المربع المجاور لـ تذكير بالبريد الإلكتروني سيتم اختياره وتعيينه لإرسال رسالة قبل يوم واحد من الموعد المقرر. انقر على القائمة المنسدلة لاختيار إطار زمني آخر أو إنشاء إطار زمني مخصص. إذا أردت إرسال أكثر من ملاحظة، اضغط على إضافة تذكير.

وأخيراً ضرب يحفظ لإنهاء إعداد جدول مواعيدك.

لاحظ أنك قد تجد إدخالات متعددة لجدول مواعيدك في يوم واحد. يحدث هذا لأن اسم جدول مواعيدك سيظهر دائمًا في الأيام التي توجد فيها فترات زمنية للحجز، ولكن ستكون هناك أيضًا مواعيد محددة تمت جدولتها بالفعل. ستعرف الفرق لأن الأول سيكون له رمز رباعي بجواره، في حين أن الأخير سيكون له اسم الشخص الذي حجز الفتحة داخل قوسين على يمينه.

عند فتح “جدول المواعيد” من طريقة عرض “التقويم”، سترى أيضًا أيقونة سلة المهملات—انقر عليه للتخلص من جدولك القابل للحجز جزئيًا أو كليًا. في القائمة التالية، ستتمكن من حذف ذلك اليوم تحديدًا (هذا الاسبوع فقط) ، ذلك اليوم في كل الأسابيع القادمة (كل الأسابيع)، أو مسح الجدول بالكامل (كل التوفر). حدد الفقاعة بجوار الخيار الذي تريده ثم اضغط عليه يحفظ.

كيفية دعوة الأشخاص لتحديد موعد معك على تقويم Google

للسماح للأشخاص بحجز وقت معك على تقويم Google، ستحتاج إلى توجيههم إلى صفحة الحجز الخاصة بك. هذا موقع ويب بسيط حيث سيتمكنون من التنقل بين مدى توفرك واختيار الوقت الذي يناسبهم. لاحظ أنهم لن يتمكنوا من معرفة الوقت الذي تكون فيه متفرغًا للقاء إلا فقط، لكنهم لن يروا أي تفاصيل عن التقويم الخاص بك.

[متعلقب:[Related:أصبحت مزامنة تقويمات Google وApple أقل إزعاجًا الآن]

لمشاركة هذا الرابط، افتح تعيينك nt الجدول الزمني من تقويم Google وانقر فتح صفحة الحجز. ومن هناك، اضغط على يشارك في الزاوية اليمنى العليا من شاشتك، انقر فوق نسخ الوصلة لنسخ عنوان URL إلى الحافظة الخاصة بك ومشاركته مع من تريد على النظام الأساسي الذي تختاره، مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك أيضًا الذهاب إلى تضمين موقع الويب للحصول على رمز التضمين الذي سيسمح لك بإضافة عنصر واجهة مستخدم إلى صفحة الويب الخاصة بك والتي يمكن للأشخاص النقر عليها لحجز وقت معك.